Wat te doen als reserveringen niet geïmporteerd worden

Oorspronkelijke vraag: Reserveringen worden niet geïmporteerd in Protel.

Oplossing:

1. Vraag zo veel mogelijk informatie over de reservering, of om de bevestiging door te sturen, zodat je dit na kan kijken. Denk aan: over welke datum, gast, reserveringsnummer, tarief, etc. het gaat. Makkelijkste is als je om de reserveringsbevestiging vraagt.

2. Ga naar IDS > zoek de reservering op aan de hand van het CRS nummer > check of deze ondertussen wel/niet geïmporteerd is:

Er zijn 3 mogelijke opties:

1. De reservering staat in het groen (de reservering is wel geïmporteerd).

2. De reservering staat in het rood (de reservering is met een bepaalde oorzaak niet geïmporteerd).

3. De reservering staat er niet tussen.

Oplossingen voor de opties

1. Mogelijk heeft het hotel niet goed gezocht, dit dient nagekeken te worden.

2. Zoek de oorzaak uit en communiceer hoe dit opgelost moet worden naar het hotel (zie SOP IDS).

3. De reservering is nog niet ontvangen van de channel manager. Je kunt voor de zekerheid proberen om de reservering nog eens te importeren. Op het hotel druk je met de rechter muisknop om de volgende opties te krijgen:

Je kunt dan 'Start reservation import' of 'Import specific reservation' kiezen.

Het is ook mogelijk om via 'import specific reservation het CRS nummer in te voeren en deze specifiek te importeren. Hier dien je het CRS nummer in te voeren zonder '-1' erachter.

Als dit niet werkt betekent het dat een van de volgende oorzaken ervoor zorgt dat de boeking niet geïmporteerd wordt:

• Te lange export tijd (Controleer hoe lang de export al draait. Is dit langer dan 1 uur, stop dan de export manueel).

• Storing aan de kant van CHM (vraag eerst aan de channel manager of de reservering al gestuurd is, zo ja vraag om xml).

• Storing aan de kant van Protel (reservering kan niet ontvangen worden --> jira ticket (incl. bovenstaand xml).

Communicatie aan klant:

1. De klant laten weten dat je het mailtje ontvangen hebt en het issue onderzocht wordt.

• Wanneer de reservering succesvol geïmporteerd is, communiceer dit naar de klant en vraag het om te bevestigen.

• Wanneer het niet lukt, dien je de oorzaak verder uit te zoeken en aan de hand daarvan actie ondernemen. Eerst vraag vraag je aan de CHM (zet in cc indien ze dat nog niet staan) 'bewijs' dat de reservering gestuurd is (XML). Indien ze deze aanleveren --> maak een Jira Indien ze dit niet gestuurd hebben --> fout ligt bij CHM (afwachten tot ze het opgelost hebben).

• Te lange export tijd > dit ligt vaker aan het hotel en hoe hun tarieven opgebouwd zijn. Controleer of er overlapping tarieven zijn en communiceer dit naar de klant.

Intercom link: https://app.intercom.com/a/apps/fagrlzth/inbox/inbox/2992778/conversations/36000017576 https://app.intercom.com/a/apps/fagrlzth/inbox/inbox/unassigned/conversations/36000017788